Gestão do conhecimento como ferramenta para minimizar a perda de informações e o tempo de aprendizado de novos pregoeiros na comissão de contratação do CBMDF

Abstract

Este artigo científico tem por objetivo geral estudar estratégias de gestão do conhecimento para minimizar a perda de informações e o tempo de aprendizado de novos pregoeiros na Comissão de Contratação do CBMDF. Para atingi-lo, quatro objetivos específicos foram definidos: (1) apresentar teoria sobre gestão do conhecimento e processo de criação do conhecimento; (2) apresentar teoria sobre a comissão de contratação, o processo de compras públicas e o elevado grau de conhecimento que um pregoeiro deve adquirir assim que chega na comissão; (3) identificar o tempo demandado de início de uma licitação para um novo pregoeiro do CBMDF; e (4) verificar se em comissões de contratação de outros órgãos da Segurança Pública há estratégias para evitar perda de conhecimento e agilizar a formação dos pregoeiros. Embora o regimento interno do CBMDF utilize o termo "Comissão Permanente de Licitação", este estudo adota a terminologia "Comissão de Contratação", conforme definido na Lei no 14.133 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos). A pesquisa, de natureza aplicada e abordagem mista (quali-quantitativa), utilizou análise documental de 527 processos licitatórios (2019-2023), questionários respondidos por 17 pregoeiros e entrevistas com chefes de comissões de contratação de seis órgãos da segurança pública. Os resultados revelam que a principal fonte de aprendizado é a experiência prática compartilhada entre pregoeiros, e que reuniões semanais focadas nesses aspectos combinadas com estudos de caso são uma estratégia de Gestão do Conhecimento relevante para reduzir o tempo de aprendizado e minimizar a perda de conhecimento. Propõe-se a formalização de reuniões semanais com registro das informações discutidas, utilizando uma ata padronizada e o NotebookLM para facilitar futuras consultas. Conclui-se que a implementação de uma estratégia formal de gestão do conhecimento, com foco na prática e no compartilhamento de experiências, é fundamental para otimizar o capital intelectual e a eficiência do processo de compras públicas do CBMDF.

This scientific article aims to study knowledge management strategies to minimize information loss and learning time for new auctioneers in the CBMDF's Procurement Commission. To achieve this, four specific objectives were defined: (1) present the theory of knowledge management and the knowledge creation process; (2) presente the theory on the procurement commission, the public procurement process, and the high level of knowledge that an auctioneer must acquire upon joining the commission; (3) identify the time demanded to initiate a bidding process for a new CBMDF auctioneer; and (4) verify whether procurement commissions in other Public Security agencies have strategies in place to prevent knowledge loss and expedite auctioneer training. Although the CBMDF's internal regulations use the term "Permanent Bidding Commission," this study adopts the terminology "Procurement Commission," as defined in Law No. 14.133 (Public Procurement and Contracts Law). The research, applied in nature and using a mixed-methods approach (qualitative and quantitative), involved document analysis of 527 bidding processes (2019-2023), questionnaires answered by 17 auctioneers, and interviews with heads of procurement commissions from six public safety agencies. The results reveal that the main source of learning is the practical experience shared among auctioneers, and that weekly meetings focused on these aspects combined with case studies are a relevant knowledge management strategy to reduce learning time and minimize knowledge loss. It is proposed to formalize weekly meetings with a record of the information discussed, using a standardized minute template of meeting and the NotebookLM tool to facilitate future consultations. It is concluded that the implementation of a formal knowledge management strategy focused on practice and experience sharing is essential to optimize intellectual capital and the efficiency of CBMDF’s public procurement process.