Análise histórica dos problemas na execução contratual de bens e serviços no CBMDF (2022-2024): subsídios para o aprimoramento de futuros processos licitatórios

Abstract

Este artigo científico apresenta uma análise histórica detalhada dos problemas enfrentados na execução contratual de bens e serviços no Corpo de Bombeiros Militar do Distrito Federal (CBMDF) no período de 2022 a 2024, com o objetivo principal de propor recomendações para o aprimoramento de futuros processos licitatórios. A pesquisa buscou compreender como o CBMDF pode mitigar a reincidência de problemas recorrentes, como atrasos, inexecuções parciais ou totais, e a entrega de produtos em desacordo com as especificações. A metodologia adotada foi quali-quantitativa e descritivo-exploratória, baseada na análise documental de 125 processos administrativos de apuração de irregularidades contratuais instaurados pela Subseção de Análise e Apoio Técnico (SUTEC) do CBMDF. Para a extração e análise sistemática dos dados, utilizou-se Inteligência Artificial generativa (Google Gemini Pro), com técnicas de engenharia de prompt como Role Prompting e Prompt Chaining. A análise de causa raiz foi realizada com o Diagrama de Ishikawa para categorização, a técnica dos 5 Porquês para aprofundamento e a Análise de Pareto para priorização. Embora a hipótese inicial de que as principais causas dos problemas na execução se originavam de falhas na fase de planejamento não tenha sido amplamente validada para o conjunto de dados (influenciada por fatores como a pandemia de COVID-19 e a ausência de comprovação documental explícita em muitos processos), o estudo identificou e aprofundou as causas raiz que puderam ser documentalmente associadas à fase de planejamento. As mais impactantes foram as especificações técnicas insuficientes, incorretas ou ambíguas no edital/Termo de Referência e a falha na pesquisa de preços e análise de mercado, respondendo por 83% dos problemas atribuídos ao planejamento. As conclusões e recomendações deste estudo incluem a reavaliação e melhoria na aplicação de checklists detalhados para o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e Termo de Referência (TR), a instituição de revisão técnica por pares para documentos complexos ou de alto valor, e o aprimoramento dos procedimentos de validação de pesquisa de preços. Propõe-se também a aplicação contínua da metodologia de análise com LLM e a elaboração de um relatório anual para subsidiar a melhoria contínua dos processos de contratação

This scientific article presents a detailed historical analysis of the problems encountered in the contractual execution of goods and services at the Military Fire Department of the Federal District (CBMDF) between 2022 and 2024, with the primary objective of proposing recommendations for improving future bidding processes. The research aimed to understand how CBMDF can mitigate the recurrence of common issues such as delays, partial or total non-execution, and the delivery of non-compliant products. The adopted methodology was qualitative-quantitative and descriptive-exploratory, based on a documentary analysis of 125 administrative processes for investigating contractual irregularities initiated by CBMDF's Technical Analysis and Support Sub-section (SUTEC). Generative Artificial Intelligence (Google Gemini Pro) was utilized for systematic data extraction and analysis, applying prompt engineering techniques such as Role Prompting and Prompt Chaining. Root cause analysis employed the Ishikawa Diagram for categorization, the 5 Whys technique for in-depth investigation, and Pareto Analysis for prioritization. Although the initial hypothesis that the main causes of execution problems predominantly originated in the planning phase was not broadly validated by the analyzed data (influenced by factors such as the COVID-19 pandemic and the lack of explicit documentary evidence in many processes), the study successfully identified and delved into the root causes that were documentally associated with the planning phase. The most impactful were insufficient, incorrect, or ambiguous technical specifications in the public notice/Term of Reference and failure in price research and market analysis, together accounting for 83% of the problems attributed to planning. The conclusions and recommendations of this study include reevaluating and improving the application of detailed checklists for the Preliminary Technical Study and Term of Reference, institutionalizing peer technical review for complex or high-value documents, and enhancing price research validation procedures. The continuous application of the LLM analysis methodology and the preparation of an annual report are also suggested to foster continuous improvement in procurement processes.