Gerenciamento de processos de negócio na Administração Pública: mapeamento e manualização da Seção de Pagamentos do CBMDF

Abstract

Este trabalho teve como objetivo mapear, padronizar e manualizar os processos típicos e atípicos da Seção de Pagamentos da Diretoria de Gestão de Pessoal (SEPAG), utilizando como ferramenta a notação Business Process Model and Notation (BPMN). A pesquisa adotou abordagem qualitativa, combinando entrevistas semiestruturadas com os militares responsáveis pelas atividades, análise documental e a experiência prévia do autor na área. Foram identificados e modelados 40 processos internos, organizados por conveniência e afinidade em oito núcleos de atuação. Por possuir baixa maturidade documental, o mapeamento permitiu evidenciar desequilíbrios na distribuição das tarefas e forte dependência do conhecimento tácito dos executores. Concluiu-se que o mapeamento deveria ter construção de fluxos simplificados e descrições detalhadas das atividades e dos comandos dos sistemas utilizados, contribuindo para a transparência operacional e para a redução da curva de aprendizado de novos integrantes. Os achados confirmam a literatura ao demonstrar que o mapeamento de processos é etapa fundamental para compreender a situação atual e apoiar a melhoria da gestão pública, além do alinhamento ao Planejamento Estratégico do CBMDF. Conclui-se que a aplicação da gestão de processos por meio do BPMN favorece a visualização do que é executado, a transparência da atuação, a documentação e retenção do conhecimento organizacional e o aumento da eficiência operacional, diminuindo erros, retrabalho e curva de aprendizado. Oferece base estruturada para futuras iniciativas de implantação de um ciclo completo de BPM na seção.

This study aimed to map, standardize, and document the typical and atypical processes of the Seção de Pagamentos da Diretoria de Gestão de Pessoal - SEPAG (Payment Section of the Personnel Management Directorate), using Business Process Model and Notation (BPMN) as the primary tool. A qualitative approach was adopted, combining semi-structured interviews with military personnel responsible for the activities, document analysis, and the author's prior experience in the sector. Forty internal processes were identified and modeled, grouped into eight operational clusters based on convenience and thematic affinity. Due to the section’s low documentation maturity, the mapping revealed imbalances in task distribution and a strong dependence on tacit knowledge. The study concluded that process representation should rely on simplified flows supported by detailed descriptions of activities and system commands, contributing to operational transparency and reducing the learning curve for new personnel. The findings support the literature by showing that process mapping is a fundamental step for understanding the current situation and improving public management, in alignment with the CBMDF’s Strategic Plan. The study concludes that applying process management through BPMN enhances operational visibility, transparency, documentation, and organizational knowledge retention, increasing efficiency and reducing errors, rework, and onboarding time. The work provides a structured basis for future initiatives aimed at implementing a complete BPM cycle within the section.